Persondatapolitik i förbindelse med rekruttering

INFORMATION OM NOBINAS BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I FORBINDELSE MED REKRUTTERINGSPROCESSER – PERSONDATAPOLITIK


Med denne persondatapolitik vil Nobina AB (publ) (svensk organisationsnummer 556576-4569) (herefter kaldet "Nobina", "vi", "vores", "os") eller et af de selskaber, der indgår i koncernen, forklare, hvordan vi behandler dine personoplysninger, hvis du søger job hos os eller skal hyres som konsulent, og hvordan vi sørger for, at behandlingen af persondata foregår på en ansvarlig måde og i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.


1. INDLEDNING


1.1 Nobina er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, der udføres af os eller på opdrag af os. Det indebærer, at vi fastlægger formålet med og metoden for behandling af personoplysninger, dvs. hvorfor vi behandler dine personoplysninger, og hvordan vi behandler dem. Hvis du har spørgsmål om behandlingen, kan du kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger.


1.2 Vi respekterer dig som arbejdssøgende eller potentiel konsulent og har derfor udarbejdet denne politik med henblik på at sikre stærk beskyttelse af de personoplysninger, som vi behandler. Vi lægger vægt på at beskytte dine personoplysninger og på at respektere din ret til denne beskyttelse, og vi tilstræber et højt sikkerhedsniveau i forbindelse med enhver behandling af personoplysninger. Derfor har vi indført nødvendige og hensigtsmæssige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at beskytte dine personoplysninger mod uberettiget adgang, brug, ændring og sletning.


2. HVAD ER EN PERSONOPLYSNING, OG HVAD ER BEHANDLING?


2.1 Personoplysninger eller persondata er enhver information, som direkte eller indirekte (dvs. sammen med andre oplysninger) kan knyttes til en nulevende person. Eksempler på sådanne oplysninger er navn, billede, personnummer, e-mail- og postadresse samt oplysninger om kompetencer, uddannelse og tidligere erfaringer.


2.2 Behandling af personoplysninger omfatter i princippet enhver handling, der udføres på eller med personoplysninger, f.eks. indsamling, registrering, bearbejdning, ændring, anvendelse til forskellige formål, opbevaring, videregivelse og sletning.


3. VORES BEHANDLING AF DINE PERSONOPLYSNINGER


3.1 Med hvilke formål behandler vi dine personoplysninger?


Rekrutterings- og ansættelsesproces

3.1.1 Vi behandler dine personoplysninger for at kunne behandle din jobansøgning. For at kunne finde den rigtige kandidat til vores stillinger er vi nødt til at indsamle visse oplysninger som f.eks. navn, kontaktoplysninger, fødselsdato, uddannelse og erhvervserfaring. Nogle af vores stillinger kræver specifikke kompetencer, og i disse tilfælde vil vi også behandle testresultater for de kandidater, der gennemfører en test. Som kandidat styrer du i vid udstrækning selv, hvilke personoplysninger om dig vi behandler, eftersom du selv bestemmer, hvilke oplysninger du vil sende til os i forbindelse med din ansøgning.


Rekrutteringsproces i forbindelse med ansættelse af konsulenter
3.1.2 Vi behandler dine personoplysninger for at kunne behandle din jobansøgning via din arbejdsgiver. For at kunne finde den rigtige konsulent til vores stillinger er vi nødt til at indsamle visse oplysninger som f.eks. navn, kontaktoplysninger, fødselsdato, uddannelse og erhvervserfaring. Nogle af vores stillinger kræver specifikke kompetencer, og i disse tilfælde vil vi også behandle testresultater for de konsulenter, der gennemfører en test.


Abonnement på ledige stillinger
3.1.3 Vi behandler dine personoplysninger, når du abonnerer på vores ledige stillinger. Som arbejdsgiver vi vil give potentielle kandidater mulighed for at abonnere på vores ledige stillinger, så de nemt kan holde sig opdateret om de jobmuligheder, der opstår hos os. For at kunne tilbyde potentielle kandidater denne mulighed er vi nødt til at indsamle visse personoplysninger, f.eks. navn, e-mailadresse og præferencer i forhold til, hvor og med hvad kandidaten gerne vil arbejde. Denne registrering er naturligvis fuldstændig frivillig.


3.2 Hjemmel for behandling af personoplysninger


3.2.1 Vores indsamling af oplysninger i forbindelse med rekruttering har hjemmel i en interesseafvejning, hvilket betyder, at vi vurderes at have en berettiget interesse i at behandle oplysningerne med et bestemt formål, og at behandlingen vurderes ikke at krænke din ret til beskyttelse af personoplysninger.


3.2.2 Vores indsamling af oplysninger i forbindelse med potentielle kandidaters ønske om at abonnere på vores ledige stillinger har hjemmel i kandidatens udtrykkelige samtykke til behandlingen. Kandidaten kan når som helst afregistrere sig og fjerne sine oplysninger fra vores system.


3.2.3 I tilfælde, hvor der behandles følsomme personoplysninger (f.eks. helbredsoplysninger), f.eks. før der træffes beslutning om ansættelse, sker dette, fordi behandlingen er nødvendig, for at vi kan opfylde vores lovfæstede forpligtelser. Vi kan få brug for at behandle dit personnummer på vegne af myndigheder eller love, som vi er underlagt, og som kræver dit personnummer.


3.2.4 I visse konkrete tilfælde behandler vi personoplysninger vedrørende lovovertrædelser. Det gælder i forbindelse med rekruttering af buschauffører, hvor vi beder om straffeattest. Vi kigger kun på oplysningerne, men gemmer dem ikke. Denne behandling har hjemmel i en interesseafvejning, hvor vi vurderes at have en berettiget interesse i at behandle disse oplysninger for at sikre, at vores chauffører har god dømmekraft og evner at agere sikkert og trygt i de situationer, der kan opstå. Behandlingen vurderes ikke at krænke din ret til beskyttelse af personoplysninger.


3.2.5 En mindre del af behandlingen har hjemmel i lovkrav, hvor vi behandler personoplysninger vedrørende lovovertrædelser ved at anmode om straffeattest for skolebuschauffører. Det gør vi, fordi vi er forpligtet til at sikre børns og unges sikkerhed.


3.3 Hvilke personoplysninger bliver der indsamlet, og hvor længe opbevares de?


3.3.1 Vi vil behandle de personoplysninger, der kræves, for at vi kan administrere ansøgningsprocessen. Eftersom du selv tilføjer og angiver personoplysninger i din ansøgning, er det svært for os på forhånd at vide, præcis hvilke personoplysninger vi kommer til at behandle. I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler vi følgende oplysninger: navn, kontaktoplysninger, køn, fødselsdato, cv, testresultater og øvrige dokumenter såsom eksamensbeviser, personligt brev samt dokumentation for, at du kvalificeret til at udføre bestemte opgaver (f.eks. kørekort i kategori D). Derudover behandles i visse tilfælde noter fra jobsamtale og oplysninger fra referencer.


3.3.2 De oplysninger, du afgiver i forbindelse med din ansøgning, og eventuelle supplerende oplysninger, som vi beder om, og som er relevante i forbindelse med en konkret rekrutteringsproces for medarbejdere eller konsulenter, opbevares, så længe det er nødvendigt for processen. De opbevares dog i op til to år efter rekrutterings- eller konsulentansættelsesprocessens afslutning. Det sker, så Nobina kan varetage sine rettigheder under en eventuel tvist om forskelsbehandling. Nobina gennemgår i øvrigt regelmæssigt sit rekrutteringssystem for at sikre, at det lever op til sit formål og holdes opdateret.


4. VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER


4.1 Vi er tilbageholdende med at videregive dine personoplysninger til andre. I nogle tilfælde er det imidlertid nødvendigt at lade andre få adgang til dine oplysninger for at gøre det muligt for os at administrere vores rekrutteringsforhold til dig. Eksempelvis videregives oplysninger til vores rekrutteringspartnere i forbindelse med personlighedstest og til bedriftssundhedstjenesten i forbindelse med helbredsundersøgelser ved nyansættelse i overensstemmelse med det, der er beskrevet herover, for at gøre det muligt for os at behandle din jobansøgning.


4.2 Det kan ske, at en tredjepart får adgang til dine personoplysninger i forbindelse med tredjepartens levering af tjenester til os. Der vil primært være tale om virksomheder, som administrerer eller supporterer vores it-systemer, f.eks. et system til rekrutteringsadministration. Hvis der videregives personoplysninger til en sådan tredjepart, indgår vi en aftale om databehandling med denne part for at sikre, at der opretholdes et højt sikkerhedsniveau for dine personoplysninger. Hvis en tredjepart har hjemsted uden for EU/EØS, vil vi iværksætte særlige beskyttelsesforanstaltninger, f.eks. indgå en dataoverførelsesaftale, der indeholder de standardkontraktbestemmelser for dataoverførsel, som Europa-Kommissionen har vedtaget, og som er tilgængelige på Europa-Kommissionens websted.


5. DINE RETTIGHEDER IFØLGE GÆLDENDE DATABESKYTTELSESLOVGIVNING


5.1 I overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning har du ret til når som helst at anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig. Du har endvidere ret til at få urigtige personoplysninger berigtiget, til at forlange, at vi ikke længere behandler dine personoplysninger og sletter dem, til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger, til at udøve din ret til dataportabilitet samt til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger. Oplysninger, som vi er pålagt at opbevare i et bestemt stykke tid, f.eks. pga. lovkrav, kan vi ikke slette.


5.1.1 I den udstrækning, behandlingen af personoplysninger sker med hjemmel i et samtykke, er det frivilligt for dig at afgive et sådant samtykke, og du kan når som helst trække det helt eller delvist tilbage. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, vil tilbagekaldelsen ikke påvirke lovligheden af den behandling med hjemmel i samtykket, som er sket før tilbagekaldelsen.


5.2 Bemærk, at nogle af ovennævnte rettigheder kun gælder i visse situationer, f.eks. retten til dataportabilitet, som kun gælder, hvis behandlingen sker med hjemmel i en aftale eller et samtykke, og der har fundet automatisk behandling sted. Hvis du ønsker at udøve nogen af dine rettigheder eller vil vide mere om nogen af rettighederne eller forudsætningerne for at udøve dem, bedes du kontakte os via nedenstående kontaktoplysninger.


5.3 Du har desuden ret til når som helst at klage til den kompetente tilsynsmyndighed, hvis du mener, at dine personoplysninger behandles i strid med gældende databeskyttelseslovgivning.


6. NOBINAS KONTAKTOPLYSNINGER


Nobina AB (publ)
Armégatan 38, Box 6071, 171 06 Solna, Sverige
Telefon: +46 8 410 650 00
E-mail: dpo@nobina.com