Integritetspolicy i forbindelse med rekruttering

INFORMASJON OM NOBINAS BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I FORBINDELSE MED REKRUTTERINGSPROSESSER – INTEGRETETSPOLICY

Med denne integritetspolicy vil Nobina AB (publ) (org. nr. 556576-4569) («Nobina», «vi», «vår», «oss») eller noen av de deltakende selskapene i konsernet forklare hvordan vi behandler dine opplysninger i forbindelse med at du søker jobb hos oss eller skal engasjeres som konsulent, samt at vi sørger for at personopplysningsbehandling utføres på en ansvarsfull måte og i samsvar med gjeldende lovgivning om databeskyttelse.

1. INNLEDNING


1.1. Nobina er personopplysningsansvarlig for den behandlingen som utføres av oss eller på våre vegne. Dette innebærer at vi bestemmer formålet med og midlene for behandling av personopplysninger, dvs. hvorfor vi behandler dine opplysninger og hvordan vi behandler dem. Ved spørsmål om behandlingen kan du kontakte oss via opplysningene nederst.


1.2. Vi respekterer deg som arbeidssøker eller potensiell konsulent, og har derfor bestemt denne policyen med formål å oppnå sterk beskyttelse for de personopplysninger som vi behandler. Vi er opptatt av å beskytte og respektere din integritet, og etterstreber et høyt sikkerhetsnivå ved all behandling av personopplysninger. Vi har derfor tatt i bruk nødvendige og hensiktsmessige tekniske og organisatoriske sikkerhetsforanstaltninger med formål å beskytte dine personopplysninger mot uautorisert tilgang, bruk, endring og sletting.

 

2. HVA ER EN PERSONOPPLYSNING OG EN BEHANDLING?


2.1. En personopplysning er all informasjon som direkte eller indirekte (dvs. sammen med andre opplysninger) kan kobles til en nålevende person. Eksempel på slike opplysninger er navn, bilde, personnummer, e-post- og vanlig postadresse samt opplysninger om kompetanse, utdannelse eller tidligere erfaringer.


2.2. Med behandling av personopplysninger er ment i prinsippet alle handlinger som omfatter personlige data, eksempelvis innsamling, registrering, bearbeiding, endring, bruk til ulike formål, lagring, utlevering eller sletting.

 

3. VÅR BEHANDLING AV DINE PERSONOPPLYSNINGER


3.1 For hvilke formål behandler vi dine personopplysninger?

Rekrutterings- og ansettelsesprosess

3.1.1 Vi behandler dine personopplysninger for å kunne administrere din jobbsøknad. For å kunne matche rett kandidat til våre tjenester, må vi samle inn en del opplysninger som f.eks. navn, kontaktopplysninger, fødselsdato, utdannelse og tidligere arbeidslivserfaringer. Visse av våre tjenester krever spesifikk kompetanse, og i disse tilfeller må vi også behandle testresultater for de kandidatene som gjennomfører tester. Som kandidat styrer du i høy grad selv hvilke personopplysninger som vi behandler om deg, siden du selv bestemmer hvilke opplysninger du vil sende til oss i forbindelse med søknaden.

Rekrutteringsprosess for å leie inn konsulenter

3.1.2 Vi behandler dine personopplysninger for å kunne administrere din jobbsøknad via din arbeidsgiver. For å kunne matche riktig konsulent til våre tjenester må vi samle inn en del opplysninger som f.eks. navn, kontaktinfo, fødselsdato, utdannelse og tidligere arbeidslivserfaringer. Visse av våre tjenester krever spesifikk kompetanse, og i disse tilfeller må vi også behandle testresultater for de konsulenter som gjennomfører tester.

Abonnement på ledige stillinger

3.1.3 vi behandler dine personopplysninger i sammenheng med at du abonnerer på våre ledige stillinger. Vi vil som arbeidsgiver gi potensielle kandidater muligheten til å abonnere på våre ledige stillinger, for på en enkel måte å kunne holde seg oppdatert på jobbmuligheter som dukker opp hos oss. For å kunne tilby potensielle kandidater denne muligheten, må vi samle inn en del personopplysninger; navn, e-postadresse samt preferanse i forhold til hvor og med hva kandidaten vil arbeide. Denne registreringen er naturligvis frivillig.

3.2 Rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger

3.2.1 De opplysninger som vi samler inn i forbindelse med rekruttering, baserer seg på en interesseavveiing, dvs. vi anser å ha en legitim interesse for å behandle dataene for en bestemt hensikt, og behandlingen anses ikke å være i strid med personvernet ditt.

3.2.2 De dataene som vi samler i sammenheng med at potensielle kandidater vil abonnere på våre ledige stillinger, baserer seg på kandidatens eksplisitte samtykke til behandlingen. Kandidaten kan når som helst avregistrere seg og fjerne sine opplysninger fra våre system.

3.2.3 I de tilfeller der sensitive person data (som helse) blir behandlet, f.eks. før ansettelsesbeslutningen, er det gjort at behandling er nødvendig for å oppfylle våre lovbestemte forpliktelser. Vi kan måtte behøve behandle ditt personnummer for myndigheter eller lover som vi må etterleve, og som krever ditt personnummer.

3.2.4 I visse spesifikke tilfeller behandler vi persondata som berører lovbrudd. Dette gjelder rekrutering av bussførere da vi ber om vandelsattest. Vi ser bare på dataene, og lagrer dem ikke. Denne behandlingen baserer seg på en interesseavveiing, dvs. vi anser å ha en legitim interesse i å behandle disse opplysningene for å forsikre oss om at våre sjåfører har en god vandel, og evne til å handle sikkert og trygt i situasjoner som kan oppstå. Behandlingen anses ikke å være i strid med ditt personvern.

3.2.5 Noen av behandlingene er basert på juridiske forpliktelser, når vi behandler personopplysninger knyttet til lovbrudd ved å be om vandelsattest for skolebussjåfører. Vi gjør dette fordi vi er forpliktet til å sikre beskyttelse av barn og unge.

3.3 Hvilke personopplysninger samles inn og hvor lenge blir de lagret?

3.3.1 Vi må behandle slike personopplysninger som kreves for at vi skal kunne administrerer rekrutteringsprosessen. Siden du selv tilfører og oppgir personopplysninger i din søknad, så er det vanskelig for oss å på forhånd kunne vite eksakt hvilke personopplysninger som vi behandler. For å kunne gjennomfører en rekrutteringsprosess behandler vi følgende opplysninger; navn, kontaktinfo, kjønn, fødselsdato, CV, testresultat samt øvrige dokumenter som f.eks. attester, personlig brev, og også sertifikater som kreves for å verifisere at du er kvalifisert til å utføre visse oppgaver (f.eks. D-sertifikat). Utover dette forekommer i enkelte tilfeller intervjunotater og opplysninger fra referanser.

3.3.2 De opplysninger som du innleverer i sammenheng med din søknad samt eventuelle kompletteringsopplysninger som vi ber om, og som er relevante for en spesiell rekrutterings- eller konsulentinnleieprosess, lagres så lenge det er nødvendig for prosessen. De lagres dog ikke lenger enn inntil to år etter avsluttet rekrutterings- og/eller konsulentinnleieprosess. Dette skjer for at Nobina skal kunne ivareta sine rettigheter ved en eventuell diskrimineringstvist. Nobina sletter regelmessig i sitt rekrutteringssystem for at det skal oppfylle sitt formål, og holdes oppdatert.


4. UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER

4.1 Vi er restriktive med å utlevere dine personopplysninger. I noen tilfeller er det dog nødvendig å la andre få tilgang til dine data for at vi skal kunne administrere rekrutteringsforholdet vi har med deg. Eksempelvis gis opplysninger til våre rekrutteringspartnere ved personvurderinger, og til bedriftshelsetjenesten ved undersøkelser av nyansatte, i samsvar med hva som beskrives ovenfor med formål å kunne administrere din jobbsøknad.

4.2 Det kan hende at en tredje part får innsyn i dine personopplysninger i forbindelse med levering av tjenester til oss. Disse selskapene er fremfor alt slike som administrerer eller vedlikeholder vår IT-system, slik som et system for rekrutteringsadministrasjon. Dersom personopplysninger gis ut til en slik tredjepart, inngår vi en samarbeidsavtale med dem for å forsikre oss om at et høyt sikkerhetsnivå opprettholdes for dine personopplysninger. Dersom en tredjepart befinner seg utenfor EU/EØS, kommer vi til å kreve spesielle sikkerhetsgarantier, f.eks. ved å inngå en dataoverføringsavtale som inkluderer de standardiserte modellklausuler for dataoverføring som kreves av EU-kommisjonen, og som finnes tilgjengelige på EU-kommisjonens nettside.

 

5. DINE RETTIGHETER I OVERNSSTEMMELSE MED GJELDENE DATABESKYTTELSESLOVGIVNING


5.1 Du har rett til å i samsvar med hva som er gjeldene databeskyttelseslovgivning, når som helst kreve å få tilgang til de personopplysningene som behandles om deg. Du har videre rett til å få dine feilaktige personopplysninger rettet, at vi skal slutte å behandle og slette dine data, samt å innvende mot behandlingen av dine personopplysninger. Opplysninger som vi må lagre en viss tid, f.eks. på grunn av juridisk pålegg, kan vi ikke slette.

5.1.1 I den grad behandling av personopplysninger skjer på bakgrunn av et samtykke, er det frivillig for deg å gi et slikt samtykke, og du kan når som helst, helt eller delvis, tilbakekalle det. Dersom du velger å tilbakekalle ditt samtykke, kommer tilbakekallelsen ikke til å påvirke lovligheten av behandlingen som baserer seg på samtykke, før dette ble tilbakekalt.

5.2 Merk at noen av rettighetene ovenfor bare gjelder i visse situasjoner, f.eks. retten til dataportabilitet som bare gjelder i de tilfeller hvor behandlingen baserer seg på en avtale eller et samtykke, og behandlingen er automatisert. Hvis du skulle ønske å benytte deg av noen av dine rettigheter, eller vite mer om noen av rettighetene, eller forutsetningen for å utøve dem, vennligst kontakt oss via kontaktopplysningene som oppgis nederst.
5.3 Du har også rett til når som helst å sende inn klage til Datatilsynet, dersom du anser at dine personopplysninger behandles i strid med gjeldende databeskyttelseslovgivning.

6. NOBINAS KONTAKTOPPLYSNINGER

Nobina AB (publ)
Armégatan 38, Box 6071, 171 06 SOLNA
Telefon: +46 8 410 650 00
E-post: dpo@nobina.com