Tietosuojakäytäntö rekrytöintitilanteissa

NOBINA-KONSERNIN TIETOSUOJAKÄYTÄNNÖT REKRYTOINTITILANTEESSA
Nobina AB (publ) (Y-tunnus 556576-4569) (”Nobina”, ”me”, ”meidän”, "meitä”) tai muu konserniin kuuluva yhtiö selostaa näillä tietosuojakäytännöillä, miten käsittelemme vastuullisesti ja voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti henkilötietojasi tilanteissa, joissa haet meille töihin tai vuokratyöntekijäksi.

1. JOHDANTO


1.1 Nobina on rekisterinpitäjänä sekä itse käsittelemissään että muiden tahojen Nobinan lukuun käsittelemissä henkilötiedoissa. Päätämme siis henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot, toisin sanoen miksi ja millä tavoin käsittelemme henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit olla meihin yhteydessä lopussa olevien yhteystietojen avulla.
1.2 Arvostamme sinua työnhakijana tai mahdollisena vuokratyöntekijänä ja olemme siksi laatineet nämä menettelytavat varmistaaksemme käsittelemillemme henkilötiedoille vahvan suojan. Meille on tärkeää suojata ja kunnioittaa yksityisyyttäsi ja pyrimme sen vuoksi saavuttamaan korkean turvallisuustason kaikkien henkilötietojesi käsittelyyn. Olemme toteuttaneet tarvittavat ja asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvatoimet henkilötietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä.

 
2. MITÄ HENKILÖTIETO JA SEN KÄSITTELY TARKOITTAVAT?


2.1 Henkilötieto tarkoittaa kaikkia tietoja, jotka suoraan tai välillisesti (yhdessä muiden tietojen kanssa) voidaan yhdistää elossa olevaan henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi, kuva, henkilötunnus, sähköposti- ja kotiosoite sekä osaamista, koulutusta tai aiempaa kokemusta koskevat tiedot. 
2.2 Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan periaatteessa kaikkia henkilötietoihin liittyviä toimenpiteitä kuten esimerkiksi niiden keräämistä, järjestämistä, käyttämistä, muuttamista, yhdistämistä, tallettamista, poistamista, estämistä tai hävittämistä.

 
3. HENKILÖTIETOJESI KÄSITTELY


3.1 Mihin tarvitsemme henkilötietojasi?
Rekrytointi- ja palkkausprosessi 
3.1.1 Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme hallinnoida työhakemustasi. Voidaksemme yhdistää oikean hakijan avoinna olevaan tehtävään, keräämme tietoja, kuten nimi, yhteystiedot, syntymäpäivä, koulutus ja aikaisempi työkokemus. Tietyt tehtävämme vaativat erityistä osaamista ja näissätapauksissa käsittelemme testit tehneiden hakijoiden testituloksia. Työnhakijana määrittelet suurelta osin itse, mitä henkilötietojasi me käsittelemme, koska päätät itse mitä tietoja lähetät meille hakemuksesi yhteydessä.


Vuokratyöntekijöiden rekrytointiprosessi
3.1.2 Käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme hallinnoida työnantajasi kautta tullutta työhakemustasi. Voidaksemme yhdistää oikean vuokratyöntekijän avoinna olevaan tehtävään, keräämme tietoja, kuten nimi, yhteystiedot, syntymäpäivä, koulutus ja aikaisempi työkokemus. Tietyt tehtävämme vaativat erityistä osaamista ja näissä tapauksissa käsittelemme testit tehneiden vuokratyöntekijöiden testituloksia.


Avoimien työpaikkojen ilmoitusvahti
3.1.3 Käsittelemme henkilötietojasi, kun otat käyttöön ilmoitusvahdin avoimista työpaikoistamme. Työnantajana haluamme tarjota potentiaalisille hakijoille mahdollisuuden ottaa käyttöön ilmoitusvahti, jonka avulla pysyy helposti ajan tasalla meillä avautuvista työmahdollisuuksista.  Voidaksemme tarjota potentiaalisille hakijoille tämän mahdollisuuden, meidän täytyy kerätä henkilötietoja, esim. nimi, sähköpostiosoite kuten myös missä henkilö haluaisi työskennellä ja mikä tehtävä häntä kiinnostaisi. Tämä rekisteröinti on luonnollisesti täysin vapaaehtoinen.


3.2 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
3.2.1 Tiedot, jotka keräämme rekrytointiprosessin yhteydessä perustuvat intressipunnintaan, toisin sanoen meillä katsotaan olevan oikeudellinen etu käsitellä tietoja tiettyyn tarkoitukseen ja käsittelyn ei katsota loukkaavan yksityisyyttäsi.  


3.2.2 Arkaluonteisia henkilötietoja (kuten terveystiedot) käsitellään tapauksissa, joissa käsittely on välttämätöntä täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme. Päätös henkilön palkkaamisesta on esimerkki tällaisesta tapauksesta. Saatamme joutua käsittelemään henkilötunnustasi viranomaismääräysten tai lakisääteisten velvoitteiden takia.


3.2.3 Tietyissä erityistapauksissa käsittelemme rikoksiin liittyviä tietoja. Tämä koskee linja-autonkuljettajien rekrytointia, kun pyydämme rikosrekisteriotetta. Me ainoastaan luemme tiedot, emme säilytä niitä. Tämä käsittely perustuu intressipunnintaan, toisin sanoen meillä katsotaan olevan oikeutettu etu käsitellä tietoja taataksemme, että kuljettajillamme on hyvä harkintakyky ja taito toimia turvallisesti eteen tulevissa tilanteissa. Käsittelyn ei katsota loukkaavan yksityisyyttäsi.


3.2.4 Pyydämme koululaiskyytejä ajavia kuljettajia toimittamaan rikosrekisteriotteen. Näissä tapauksissa tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Toimimme näin, koska meillä on velvollisuus varmistaa lasten ja nuorten turvallisuus.


3.3 Mitä henkilötietoja kerätään ja kuinka kauan niitä säilytetään?
3.3.1 Käsittelemme henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekrytointiprosessin hallinnoimiseksi. Koska sinä itse lähetät henkilötietojasi hakemuksessasi, meidän on vaikeaa tietää etukäteen, mitä henkilötietoja käsittelemme. Rekrytointiprosessin suorittamiseksi käsittelemme seuraavia tietoja: nimi, yhteystiedot, sukupuoli, syntymäaika, ansioluettelo, testitulokset ja muut asiakirjat, kuten todistus, henkilökohtaiset kirjeet sekä todistukset, joiden avulla varmistetaan, että sinulla on lupa suorittaa tiettyjä tehtäviä (esim. D-ajokortti). Lisäksi on joissakin tapauksissa haastattelumuistiinpanot ja suosittelijatiedot.


3.3.2 Hakemuksen yhteydessä toimittamasi tiedot sekä mahdollisesti pyytämämme lisätiedot ja jotka ovat olennaisia yksittäisen rekrytointi- tai vuokratyöntekijärekrytointiprosessin yhteydessä, säilytetään niin kauan kuin ne ovat välttämättömiä prosessin kannalta. Ne säilytetään kuitenkin enintään kaksi vuotta rekrytointi- ja / tai vuokratyöntekijärekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Tämä johtuu siitä, että Nobina voi tarvittaessa puolustautua mahdollisia syrjintäepäilyjä vastaan. Lisäksi Nobina siivoaa säännöllisesti rekrytointijärjestelmäänsä, jotta se täyttäisi tavoitteensa ja pysyisi ajan tasalla.

 
4. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN


4.1 Lähtökohtaisesti emme luovuta henkilötietojasi muille. Joissakin tapauksissa se on kuitenkin välttämätöntä pystyäksemme hallinnoimaan rekrytointitilannetta kanssasi. Luovutamme tietoja esimerkiksi rekrytointikumppaneillemme henkilöarvioinnin yhteydessä ja työterveyshuollolle työhöntulotarkastuksen yhteydessä hallinnoidaksemme työhakemustasi. 


4.2 Mikäli kolmas taho käsittelee henkilötietoja meidän lukuumme, solmimme osapuolen kanssa tietosuojaan liittyvän luovutussopimuksen varmistaaksemme, että henkilötietojen korkea suojaustaso säilyy. Esimerkkejä kolmansista tahoista ovat IT-järjestelmiemme tuki sekä henkilöstöhallinnon järjestelmät. Jos kolmas osapuoli on EU:n/ETA-alueen ulkopuolella, noudatamme erityisiä suojatoimenpiteitä. Silloin vaadimme henkilötietojen siirtoon liittyvän sopimuksen, johon sisältyvät Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet, jotka ovat saatavilla Euroopan komission verkkosivuilla.  

 
5. REKISTERÖIDYN OIKEUDET 


5.1 Sinulla on tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus milloin tahansa saada pääsy henkilötietoihisi. Sinulla on myös oikeus virheellisten henkilötietojen oikaisuun ja oikeus pyytää meitä lopettamaan henkilötietojesi käsittely, poistamaan tietosi tai rajoittamaan tietojesi käsittelyä.  Sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Emme kuitenkaan voi poistaa tietoja, joita meidän on esim. lakisääteisesti säilytettävä tietyn aikaa.  


5.1.1 Mikäli henkilötietojen käsittely tapahtuu suostumukseesi perustuen, suostumuksen antaminen on vapaaehtoista. Voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi kokonaan tai osittain. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta takautuvasti henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.


5.2 Huomion arvoista on, että tietyt edellä mainitut oikeudet ovat voimassa vain tietyissä tilanteissa. Esimerkiksi tietojen siirtoa koskeva oikeus on voimassa vain, mikäli käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja tietojen käsittely tapahtuu automaattisesti. Mikäli haluat käyttää jotakin oikeuksistasi tai saada lisätietoja niistä ja niiden käyttöedellytyksistä, olethan ystävällisesti yhteydessä meihin lopussa olevien yhteystietojen kautta.

5.3 Sinulla on oikeus milloin tahansa jättää valitus valvovalle viranomaiselle, jos koet, että henkilötietojasi käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön vastaisesti. 


6. NOBINAN YHTEYSTIEDOT 


NOBINA AB (PUBL)
Armégatan 38, Box 6071, SE – 171 06 SOLNA
Puhelin: +46 8 410 650 00
Sähköposti: dpo@nobina.com